Le Département administratif
Pour contacter le Département administratif : 085/27.10.12 ou info.zshemeco@gmail.com
Le Département administratif de la Zone de Secours HEMECO se compose de 14 agents répartis entre les différents bureaux et services présentés ci-dessous.
Responsable du Département administratif
Le Responsable du Département administratif est en charge de l’organisation générale du Département administratif, de la gestion du personnel administratif et de plusieurs missions qui peuvent être classées et déterminées comme suit :
- Gestion des projets du Département administratif : le Responsable du Département développe des projets en vue de maintenir le niveau administratif, informatique et de légalité de l’ensemble des tâches du Département ;
- Assistance aux différents bureaux du Département administratif : le Responsable du Département conseille les agents des différents bureaux ou services dans les projets plus complexes et prend en charge certaines des tâches des ressources humaines et des finances (qui sont reprises dans les chapitres correspondants) ;
- Gestion des projets transversaux opérationnels et administratifs : participation à l'élaboration des budgets, suivi des dossiers individuels et des changements majeurs, organisation, traitement et suivi des procédures de recrutement du personnel opérationnel et appui administratif aux demandes du personnel opérationnels ;
- Conseils et avis juridiques : le Responsable du Département rend les avis juridiques pour l’ensemble des demandes de la Zone de Secours, développe les relations avec la Tutelle et exerce une veille des règlementations légales.
Secrétariat de zone
Le Secrétaire de Zone est chargé de la préparation et du suivi administratif des séances du Conseil de Zone et du Collège de Zone :
- garantir la publicité de l'administration ;
- tenir à jour l'agenda des réunions du conseil et du collège ;
- transmettre à l'autorité de tutelle compétente les décisions, les délibérations zonales ainsi que l'ensemble des pièces nécessaires à l'exercice de la tutelle ;
- rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil et du collège.
Bureau des Ressources Humaines
Le Bureau des Ressources Humaines est en charge principalement de l’encodage des prestations et des absences et de la préparation, du contrôle et de la liquidation de la paie.
En outre, les agents accueillent et informent les membres du personnel, gèrent les dossiers individuels, les inscriptions aux formations et les accidents de travail.
Bureau des Finances
Le Bureau des Finances se compose de deux cellules aux missions bien distinctes.
Cellule comptabilité et finance
La Comptabilité effectue l’ensemble des tâches administratives relatives aux dépenses et recettes de la Zone à savoir : les demandes de dépenses, délibérations et bons de commande, la facturation fournisseurs et la comptabilité générale et budgétaire ainsi que l’affectation des recettes.
Cellule facturation
La facturation effectue le suivi administratif des factures émises par la Zone, depuis l’encodage de la facture jusqu’au recouvrement, en ce compris les plans de paiement, les règlements collectifs de dettes et les contestations éventuelles.
Les missions du Bureau des Finances sont réalisées sous la supervision et le contrôle du Comptable spécial. Le Comptable spécial est mandaté par le Conseil de Zone, après un processus de recrutement. Il est chargé, seul et sous sa responsabilité, d'encaisser les recettes de la zone et d'acquitter, sur mandats réguliers, les dépenses ordonnancées.
Bureau ICT
Le Bureau ICT est en charge du réseau informatique et du parc informatique dont il assure la maintenance et la sécurité.
Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du parc de la Zone, il réalise une veille informatique matérielle et logicielle, en toute autonomie ou en partenariat avec des sociétés spécialisées.
Il intervient en cas de problèmes logiciel ou matériel et développe des solutions informatiques innovantes.
Service Gestion des Risques - Bureau Prévention
Ce service gère le volet administratif des missions de prévention et plus particulièrement des visites de prévention et des avis sur plan.
Les agents réceptionnent les demandes, communiquent les premières informations, planifient les visites et rendez-vous et préparent, complètent et envoient les rapports de prévention.
En outre, ils veillent au classement de plus de 6.000 dossiers de prévention.
Conseiller en prévention
Le Conseiller en prévention s’assure du respect des dispositions légales et réglementaires relatives à la sécurité, au bien-être des travailleurs et de toutes les autres mesures et activités de prévention.
Il prépare, développe et met en œuvre la politique générale de bien-être au travail de la Zone à travers des plans d’actions pluriannuels et annuels.
Service entretien des locaux
L’équipe d’entretien est en charge du nettoyage quotidien du Poste d’Intervention et de Secours de Huy.